Quy trình điều phối vận tải xử lý các công việc nào?

0
14

Nếu nghĩ một cách đơn giản thì quy trình giao nhận hàng hóa chỉ là nhận hàng và tiến hành giao tới địa chỉ mà khách hàng đã đăng ký.

Tuy nhiên trong quá trình thực hiện, có rất nhiều bước nhỏ và công đoạn cần thực hiện để đảm bảo hàng hóa có thể lưu thông chính xác, an toàn.

Tất cả các công việc này cần có đội ngũ điều phối vận tải kiểm soát, theo dõi và thực hiện theo quy trình (có thể khác nhau ở mỗi tổ chức).

Cùng tìm hiểu quy trình điều phối vận tải cụ thể xử lý các công việc gì và có những bước nào thông qua bài viết chi tiết dưới đây.

I. Quy trình vận tải hàng hóa tổng quát

Trước khi tìm hiểu chi tiết về quy trình điều phối vận tải và các công việc liên quan, chúng ta cần nắm được quy trình vận tải hàng hóa tổng quát.

Mỗi bước trong quy trình vận tải hàng hóa sau này sẽ liên quan đến các hoạt động trong quy trình điều phối vận tải phía sau.

Nhìn chung, quy trình vận tải hàng hóa bao gồm:

– Bước 1: Gửi và tiếp nhận yêu cầu vận tải

– Bước 2: Nhận hàng tại địa điểm đăng ký

– Bước 3: Giao hàng tới địa chỉ nhận

– Bước 4: Tất toán hợp đồng và thực hiện các nghĩa vụ thanh toán các bên

II. Quy trình điều phối vận tải hàng hóa?

Quy trình điều phối vận tải gắn liền với các bước trong quy trình vận tải hàng hóa. Có thể nói quy trình này được sinh ra để giải quyết chi tiết các công việc ở từng khâu giao nhận.

Tham khảo: Dịch vụ cho thuê xe tải 1,25 tấn

Việc điều phối vận tải sẽ bao gồm các công việc chính như:

– Giám sát đội xe, sắp xếp kế hoạch vận chuyển phù hợp

– Tiếp nhận các yếu cầu đặt xe, check giá, tình trạng xe phục vụ vận tải

– Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển

– Hỗ trợ các công việc giấy tờ có liên quan như: hóa đơn, chứng từ, hợp đồng, đề nghị thanh toán, …

Mỗi công việc chúng ta lại có thể phân mảnh thành nhiều tác vụ con.

1. Tiếp nhận các yêu cầu đặt xe

Tại bước này, toàn bộ các yêu cầu từ sales/quản lý vận tải sẽ được chuyển cho nhân viên điều phối vận tải. Một số đơn vị nhân viên điều phối vận tải có thể nhận trực tiếp booking vận tải từ khách hàng.

Sau đó, dựa vào các yêu cầu vận tải, nhân viên sẽ gợi ý hoặc áp các bảng giá phù hợp.

2. Giám sát đội xe, sắp xếp kế hoạch vận chuyển

Các nhân viên điều phối vận tải sẽ là những người nắm rõ nhất về đội xe mà mình quản lý. Họ sẽ biết được các xe nào đang còn tải trống, thời điểm nào khai thác được những xe tải trọng nào, …

Ở nhóm công việc này, việc điều phối vận tải sẽ cần:

– Tổng hợp tất cả các yêu cầu giao nhận hàng hoa cần phục vụ

– Lên kế hoạch về đội xe đáp ứng theo nhu cầu

– Sắp xếp xe, tuyến, lộ trình phù hợp cho đội ngũ tài xế (một số doanh nghiệp có thể áp dụng công nghệ đề điều hành tự động phân tuyến tự động, tối ưu).

– Kiểm soát quá trình giao nhận hàng hóa trong suốt hành trình, ghi nhận về thời gian hoàn thành các lệnh vận chuyển.

3. Xử lý các vấn đề giao nhận phát sinh

Bước này đảm bảo cho quá trình vận tải được thực hiện trơn tru và đúng kế hoạch. Tại đây, nhân viên thực hiện điều phối vận tải đóng vai trò đơn vị trung gian để giải quyết cả 2 đầu khách hàng và các tài xế thực hiện nhiệm vụ giao nhận. Các vấn đề sẽ cần theo sát và giải quyết kịp thời như:

– Các vướng mắc trong quá trình lấy hàng

– Giải quyết, xử lý các yêu cầu phát sinh khi giao nhận

– Duyệt và đưa ra kế hoạch xử lý ngay trong những trường hợp bất thường

4. Báo cáo, kiểm soát và hoàn thiện thủ tục giấy tờ

Toàn bộ quá trình giao nhận của từng chuyến xe sẽ được ghi nhận lại và thống kê. Dựa vào đây, nhân viên điều phối vận tải có thể báo cáo về khả năng hoạt động của đội xe vận tải cũng như đề xuất các biện pháp cải tiến, bổ sung để nâng khả năng giao nhận.

Ngoài ra, các công việc khác cần giải quyết còn có:

– Báo cáo sản lượng, chi phí cho bộ phận kế toán

– Thu thập hóa đơn, chứng từ phục vụ công tác thanh toán

– Đề nghị thanh toán, cùng các yêu cầu có liên quan khác.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình điều phối vận tải thực tế từ các đơn vị cung cấp dịch vụ trên thị trường. Nếu quý khách cần tư vấn thêm về các dịch vụ vận tải cho doanh nghiệp, đừng ngần ngại, liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để nhận được hỗ trợ sớm nhất.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here